电子文件在其生命周期全程涉及的系统形态可以划分为以下三类。

（1）业务系统（business system，BS）

即生成或管理业务活动数据的自动化系统，旨在为机构和用户之间开展业务提供便利。这类系统包括OA（办公自动化）、CAD（计算机辅助设计）、ERP（企业资源规划系统）、HR（人力资源管理系统）、CRM（客户关系管理）、PDM（产品数据管理）等。业务系统是形成电子文件的系统。

（2）电子文件管理系统（electronic records management system，ERMS）

是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。按照《信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求》（ISO 16175）的规定，ERMS是“为业务活动提供证据而对电子化生成文件进行形成、利用、维护和处置的自动化系统。这些系统要维护恰当的背景信息（元数据），将文件与其证据支持相联系”。

（3）电子文件长期保存系统

也称数字档案长期保存系统或者数字档案馆系统。这类系统是致力于以正确和可被独立理解的方式长期保存电子文件信息的可信数字仓储系统（trustworthy digital repository，TDR），其核心功能是真实长久地保存馆藏数字资源。

需要说明的是，这三种系统形态在实际环境和软件产品中并不一定以独立的软件形式出现，可能存在复杂的交叉组合关系。如由于文档一体化和全程管理思想的贯彻，在国外常有EDMS/ERMS（或者叫EDRMS）的说法。