电子文件与电子档案的关系

在我国文件、档案管理领域,对于文件有两种理解:一种是狭义的理解,也称为“小文件观”,即“文件”特指还在业务活动过程中的业务记录,而归档之后的文件则称为“档案”,这种观点在实际工作中比较普及,甚至在有些单位,“文件”更被缩小为仅指称归档之前的公文;另一种是广义的理解,也称为“大文件观”,这个概念涵盖文件从产生到最终永久保存或销毁的整个过程,其中具有保存价值的文件被称为“档案”,在这种观点中,文件包含档案。

电子文件的概念以“大文件观”为基础,涵盖文件生命周期全过程。其中具有保存价值(也称档案价值)的称为“电子档案”、“电子归档文件”或“电子档案文件”。电子文件和电子档案的关系如图1所示。

图1 电子文件和电子档案的关系

电子文件和电子档案的区别如下。

(1)价值的区别

电子档案除了强调凭证价值之外,还强调档案价值,即超出业务周期的保存价值。在业务结束之后,不再有保存价值的电子文件不是电子档案。电子文件的概念则侧重于凭证价值,不论其保存期限的长短。电子文件可以只有临时的保存价值,在业务结束之后便失去保存价值,如会议通知、设计草稿等。

(2)时间的区别

电子档案这个概念只涵盖归档之后的文件生命阶段,这个阶段基本上都在业务活动结束之后。而电子文件则可以涵盖整个文件生命周期。

全程使用电子文件的概念,可以促进各项文件(档案)管理活动的集成,以及文件(档案)管理与业务管理的集成,提高整体效率。当然,我们也应该注意,文件管理和档案管理本身就是一个学科、一个专业。中外实践概莫能外。

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