在我国文件、档案管理领域，对于文件有两种理解：一种是狭义的理解，也称为“小文件观”，即“文件”特指还在业务活动过程中的业务记录，而归档之后的文件则称为“档案”，这种观点在实际工作中比较普及，甚至在有些单位，“文件”更被缩小为仅指称归档之前的公文；另一种是广义的理解，也称为“大文件观”，这个概念涵盖文件从产生到最终永久保存或销毁的整个过程，其中具有保存价值的文件被称为“档案”，在这种观点中，文件包含档案。

电子文件的概念以“大文件观”为基础，涵盖文件生命周期全过程。其中具有保存价值（也称档案价值）的称为“电子档案”、“电子归档文件”或“电子档案文件”。电子文件和电子档案的关系如图1所示。

图1　电子文件和电子档案的关系

电子文件和电子档案的区别如下。

（1）价值的区别

电子档案除了强调凭证价值之外，还强调档案价值，即超出业务周期的保存价值。在业务结束之后，不再有保存价值的电子文件不是电子档案。电子文件的概念则侧重于凭证价值，不论其保存期限的长短。电子文件可以只有临时的保存价值，在业务结束之后便失去保存价值，如会议通知、设计草稿等。

（2）时间的区别

电子档案这个概念只涵盖归档之后的文件生命阶段，这个阶段基本上都在业务活动结束之后。而电子文件则可以涵盖整个文件生命周期。

全程使用电子文件的概念，可以促进各项文件（档案）管理活动的集成，以及文件（档案）管理与业务管理的集成，提高整体效率。当然，我们也应该注意，文件管理和档案管理本身就是一个学科、一个专业。中外实践概莫能外。