ERMS与一般档案计算机辅助管理系统的区别

ERMS负责管理为了维护文件的证据价值而进行的有效控制的过程,包括电子文件的捕获登记、分类、统计、检索利用、存储、处置等环节。我国机构目前使用的对应系统绝大部分都是档案计算机辅助管理系统,这类系统和ERMS有非常明显的区别,并不具备核心的管理电子文件的能力。传统的面向档案室的档案计算机辅助管理系统和机构ERMS的区别主要表现在如下方面。

(1)管理对象不同

档案计算机辅助管理系统的管理对象主要是目录信息以及纸质文件扫描后的数字版本。而ERMS则主要管理电子文件,当然也包括纸质文件,以及其他各种载体形态的文件。

(2)主要功能不同

管理对象的不同,决定了两类系统的核心能力有所区别。档案计算机辅助管理系统是手工管理的辅助系统,能实现档案数据的录入、存储、检索和利用等功能,不负责维护实体档案的真实性、完整性。ERMS功能更加全面和深入,支持自动捕获电子文件及其相关元数据,支持日志管理和审计追踪等,负责维护进入ERMS的电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。

(3)技术水平不同

档案计算机辅助管理系统功能主要集中于数据登录和报表打印,很难自动完成某项功能。ERMS的技术水平则较高,往往能够自动或半自动地执行某些操作,比如自动捕获文件及其元数据、自动鉴定等。

随着纸质文件向电子文件的过渡,面向机构档案室的计算机辅助管理系统要按照ERMS的功能要求进行升级。

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