(1)嵌入式
所谓嵌入式,是以机构内部产生电子文件的业务信息系统为母体,将电子文件管理的某些功能和技术措施嵌入其中,并与独立实施的ERMS集成,共同组成机构的ERMS。ERMS的业务员端,可以执行文件的生成、元数据的捕获、文件的登记、鉴定和归档等功能,肩负着以恰当的格式,在恰当的时间,归档恰当的文件的任务;ERMS的文件管理员端,则执行登记、鉴定、归档的辅助功能,以及电子文件的整理、检索、处置、利用、统计、报表制作、迁移等功能,肩负着集中存储和管理电子文件的任务。
(2)独立式
独立式是相对嵌入式而言的,即ERMS以独立于业务系统的方式实施。对于某些复杂系统,可以采取松耦合的方式实现业务系统与ERMS直接的联系,如地理信息系统、专家系统。独立式并不意味着电子文件在管理上各行其是,而是同样需要遵循全程管理的原则,只是对于业务系统文件管理的要求采取“黑盒模式”。ERMS在系统功能上与业务系统进行协调,主要表现在接口规范上的要求,而不直接影响业务系统内部的技术框架。如此,业务系统可以通过完善内部功能,尤其是对需归档的电子文件的格式选择和元数据方案进行调整,以满足接口规范的要求。因而在独立式环境中,归档电子文件的真实性、完整性首先是由业务系统自身来负责的。