关于文件的构成要素，国际文件、档案管理领域有多种观点。其中被广为接受的是国际档案理事会电子文件委员会于1997年在《电子文件管理指南》中提出的文件三要素观，即文件由内容（content）、结构（structure）和背景（context）三要素构成。
（1）内容
内容指的是文件中所包含的表达作者意图的信息。
（2）结构
结构指的是文件内容信息的组织方式和表达方式，组织方式如正文和附件，表达方式如格式、载体等。
（3）背景
背景指文件所处的环境。文件的背景信息包括文件之间的相互关系、形成文件的业务活动、文件的技术环境等。
以一份总经理办公会议的电子会议纪要为例，会议纪要所记载、传达的总经理办公会议情况和议定事项是其内容；该会议纪要的页面布局是其结构信息；会议纪要的发布时间是背景信息，总经理办公会议通知、会议材料等构成了该会议纪要的文件关系背景，总经理办公会议是形成该会议纪要的业务活动背景。
再以一份向部门领导请示工作的电子邮件为例，该请示的具体事项是其内容；电子邮件的附件是其结构信息；该电子邮件的发送时间、发信人地址、收信人地址等是其背景信息，部门领导的回复邮件构成了该请示邮件的文件关系背景。
“文件是其内容、结构、背景的统一体”的观点对于识别电子文件很重要。一份完整的电子文件应具备内容、结构、背景三要素。