形成是一个概括度比较高的词，用以描述电子文件从无到有的过程。总的说来，电子文件的形成过程就是业务活动的过程。不同专业、行业领域内的业务活动往往有比较大的区别。我们可以根据业务活动处理文件的目的归纳出一些具有普遍意义的文件形成工作，包括创建、接收、流转、更改、分发、交换等。其中只有创建或接收是每一份电子文件必经的形成活动。

（1）创建

创建又称产生、编制、制作等，是指业务人员根据业务活动的需要，借助于一定的工具生成文件的过程。如编写Word文件、拍摄数码照片、通过光盘接收外单位的来文等。

（2）接收

接收是接收其他单位发送过来的文件的过程。接收手段包括通过网络接收、通过脱机介质（如光盘）接收等。

（3）流转

流转又称办理、审批、审签、会签等，是指电子文件由形成单位内部多个部门、多个人员处理生效的过程。如一份电子发文，在拟稿之后，一般需要经由处室负责人、单位负责人审批。

（4）更改

更改即按照一定的原则、制度和要求，应用特定的方式修改、补充或变更某文件某些内容的过程。文件的更改，主要发生在工业产品设计、研制、生产和设备管理领域，以及建设工程项目规划设计、施工和管理领域。

（5）分发

分发即将电子文件向其形成单位的使用者发送的过程，在网络环境中，这种分发也可表现为文件访问权限的分配和管理。

（6）交换

交换也称传输、交付等，是指不同单位根据约定的规则，将电子文件由一方向另一方传递的过程。比如工程设计单位根据合同在规定时间内向建设单位交付设计图纸。