首先，要确定需要开展版本控制的电子文件种类；其次，应明确每类文件版本控制的基本规则，要求将重要的版本留存下来而不是覆盖原有版本，包括版本访问控制权限、版本号编号规则、版本冲突解决机制、各版本的保管期限等；最后，应选择合适的版本控制方式及控制工具。

可选的版本控制方式如下。

（1）本地式

即由用户在本地计算机上通过手工的方式来控制各种版本，用户产生或是接收的版本全部保存在本地。在这种本地控制方式下，一般通过文件名来区别不同的版本，常用的方法是在文件名中加入版本号或日期，比如Record_V1.pdf，Record20120716.txt。

（2）集中式

即由集中管理的服务器保存所有文件的版本，而协同工作的用户都通过客户端连到这台服务器，取出最新的文件或者提交更新。具体包括软件工具共享文件夹和版本控制系统两种方式。后者占用存储空间少，支持对文件的版本更新进行详细的描述。

（3）分布式

这种方式与集中式的不同之处在于，除了一个集中的公共存储库之外，文件版本还会完整地保存在多个本地存储库中。这种方式访问速度快，适合地理分散的项目组协同工作。