什么是电子文件的捕获

捕获(capture),指将业务活动中生成或接收到的数据对象作为文件并与元数据一起保存到电子文件管理系统中的过程。捕获是电子文件产生和应用之后才出现的新术语,应用在信息系统的环境中,与归档、登记存在密切关系。

捕获和归档都是将电子文件纳入某个系统的行为,区别主要有两点:第一,操作对象不同。捕获的对象可以是任何电子文件,而归档的对象是具有档案保存价值的电子文件,前者的范畴大于后者。当然,在系统应用中,也可以仅将捕获的范围定义为归档范围,这取决于实际的管理需要。第二,含义有别。传统的归档有被动等待的含义,捕获则有主动获取的含义。“捕获”一词的出现和应用意味着管理对象和管理理念的变化。

登记是电子文件管理系统根据既定规则分配给文件唯一标识符的过程,登记意味着电子文件正式成为电子文件管理系统的管理对象。登记是捕获的一个动作,捕获包含登记。

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