确定电子文件的归档范围,需要综合考虑电子文件在业务活动中所起的作用、电子文件真实性及长期可用性要求、电子文件和纸质文件的配套情况等。
与纸质文件归档范围相比,制定电子文件归档范围时要遵循以下原则。
(1)吻合性原则
决定文件保存价值的关键是文件的内容,而文件内容的重要性取决于产生文件的业务活动的重要性。从这一点来看,电子文件和纸质文件的价值鉴定原则是一致的,电子文件的归档范围应与内容相同的纸质文件归档范围基本吻合。因此,应在原有归档范围基础上根据电子文件的特点制定电子文件归档范围及保管期限表,不必完全另起炉灶。
(2)适度放宽原则
由于电子文件存储的高密度性,若遇到在纸质环境中可归可不归文件,可以适当考虑纳入归档范围。比如,纸质文件归档强调结论性和总结性的材料而相对忽略过程性、具体性材料,但这些材料作为电子文件归档时则可以同时归档。当然,是否放宽以及放宽到何种程度,还需要综合考虑电子文件的价值和维护成本最终确定。
(3)综合性原则
这里的综合性是指在判断电子文件归档范围时要综合考虑相关信息、材料对文件保存价值的辅助作用,除了文件本身之外,对于保证电子文件长期真实、完整、可用、安全的其他相关材料,如电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等,应与相对应的电子文件一同归档保存。