什么是双套制归档

双套制是针对同样内容的文件,同时存在电子文件和实体文件两套文件形式。双套制是信息技术应用过程中出现的一种普遍现象,存在多种可能的情况,比如:电子文件打印成纸质文件,两者完全一致;纸质文件扫描成电子文件,两者完全一致;电子文件和纸质文件内容一致,但是纸质文件有签字盖章,电子文件没有签字盖章等混合状态。

双套制归档特指内容相同的文件的电子版和纸质版同时归档,主要包括如下两种情况。

一种情况是先形成纸质文件,之后根据办理、存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本,这就是纸质文件的数字化过程。纸质文件的数字化一般有两个时间点:一是在业务活动过程中对纸质文件实施数字化,如收文的数字化、保险合同的数字化等;二是归档之后的数字化,主要针对办理完毕并且履行了归档手续的纸质文件。

另一种情况是在业务活动中用计算机直接生成电子文件,之后将电子文件转换成纸质文件。这种转换也有两个时间点:一是电子文件创建(制作、接收、拍摄等)之后立即打印输出,此后两个版本的文件同时流转、办理,或者其中之一单独流转、办理;二是电子文件在归档时打印输出,即文件以电子的形式独立完成全部流转、办理过程,只在归档时为电子文件制作拷贝(纸质文件或缩微件)。

在不同的双套情况下,电子文件管理的要求不尽相同。比如在业务过程中被数字化的文件在归档时需要同时提交一些业务元数据,而归档之后才数字化的文件不会携带此类元数据。不论哪种情况,电子文件归档时都要满足真实、完整和可用的要求,并且与相应纸质文件内容保持一致并建立关联。

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