系统分析的具体步骤包括:限定问题、确定目标、调查研究和收集数据、提出备选方案和评价标准、评估备选方案和提出最可行方案。
1)限定问题
所谓问题,是现实情况与计划目标或理想状态之间的差距。系统分析的核心内容有两个:其一是进行“诊断”,即找出问题及其原因;其二是“开处方”,即提出解决问题的最可行方案。所谓限定问题,就是要明确问题的本质或特性、问题存在的范围和影响程度、问题产生的时间和环境、问题产生的原因等。限定问题是系统分析中关键的一步,因为如果“诊断”出错,以后开的“处方”就不可能对症下药。在限定问题时,要注意区别症状和问题,探讨问题起因时不能先入为主,同时要判别哪些是局部问题,哪些是整体问题,问题的最终确定应该在调查研究之后。
2)确定目标
系统分析的目标应该根据客户的要求和对需要解决的问题加以确定,如有可能应尽量通过指标表示,以便进行定量分析。对不能定量描述的目标也应该尽量用文字说明清楚,以便进行定性分析和评价系统分析。
3)调查研究和收集数据
调查研究和收集数据应该围绕问题起因进行,一方面要验证限定问题阶段形成的假设,另一方面还要探讨产生问题的根本原因,为下一步提出解决问题的备选方案做准备。
调查研究常用的有 4 种方式,即阅读文件资料、访谈、观察和调查。收集的数据和信息包括事实(facts)、见解(opinions)和态度(attitudes)。同时,要对数据和信息去伪存真,交叉核实,以保证数据的真实性和准确性。
4)提出备选方案和评价标准
通过深入的调查研究,最终确定真正有待解决的问题,明确产生问题的主要原因,在此基础上就可以针对性地提出解决问题的备选方案。备选方案是为解决问题而提供的建议或设计。备选方案应有两种以上,以便进一步评估和筛选。为了对备选方案进行评估,要根据问题的性质和客户的条件,提出约束条件或评价标准,供下一步应用。
5)评估备选方案和提出最可行方案
根据上述约束条件或评价标准,对解决问题的备选方案进行评估。评估应该是综合性的,不仅要考虑技术因素,还要考虑社会、经济等因素;评估小组的成员应该有一定代表性,除咨询项目组成员外,也需要客户代表参加。最后,再根据评估结果确定最可行的方案。