国际标准ISO 15489的主要内容

《信息与文献 文件管理》(ISO 15489)是国际标准化组织(ISO)颁布的第一个关于文件管理的国际标准,由其信息与文献技术委员会下设的档案/文件管理分技术委员会起草,于2001年正式发布,为近20个国家、地区所采纳,在全球具有较大的影响力。ISO 15489以澳大利亚国家标准《文件管理》(AS4390)为基础,并吸纳了全球文件管理的最佳实践,尤其针对电子环境下的文件管理。该标准适用于公共机构或私人机构在开展业务活动过程中形成或收到的所有格式和(或)载体的文件的管理。也适用于个人文件的形成和保管。不适用于档案馆馆藏档案的管理。

ISO 15489由两部分组成:通用原则和技术报告。其中第一部分描述了文件管理的基本原则和要求,包括介绍了机构内文件管理的内容及其对机构的重要意义,强调了文件管理对于机构业务运行、政策制定、管理决策、法律诉讼和风险管理以及维护机构的支撑作用,提出了文件的真实性、可靠性、完整性和可利用性等管理要求,明确了捕获、登记、分类、利用、跟踪、处置等管理过程及控制要求。第二部分是对第一部分的补充和实施指南,进一步阐明了文件管理过程的程序和方法要求。ISO 15489—1已经被采纳为我国的国家标准,标准号为GB/T 26162.1—2010。

ISO 15489还指出,实施该标准的机构和个人除了利用该标准外,还应该参考其管辖范围内适用的国家标准、立法和规章的要求以及指导方针。

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