电子文件的备份策略涉及的因素非常多，需要进行统筹管理。

（1)备份设备

在进行备份设备的选择时，应结合机构的实际情况进行，有机组合磁带机、磁盘阵列、光盘、硬盘等存储设备，合理设置在线、近线、离线存储备份系统。由于每种存储介质的成本以及存取数据速度都不一样，因而可考虑将长期不访问的文件放到廉价慢速的备份介质中。

（2）备份地点

电子文件备份管理中，需要有选择性地对长期保存的电子文件进行异地备份。对档案机构这类保存大量电子文件及其备份的机构而言，为防止不可抗拒的自然灾害给存储介质造成毁灭性的破坏，应采取异地备份的方法。

（3）备份套数

需要根据电子文件的价值和风险评估的结果确定备份套数，按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）的要求，“一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存”。《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38-2008）对归档光盘的备份要求是“普通级归档光盘一式3份，一份供查阅使用，一份封存保管，一份异地保存。频繁级归档光盘一式4份（或更多份），二份供查阅使用，一份封存保管，一份异地保存”。

（4）备份对象

应将电子文件相关的元数据及背景信息及操作需要的相应软件一起备份保存，以维持基本的完整性和可读性。

（5）备份介质的管理

须定期对备份介质进行抽样检测。存在问题的存储介质要及时进行迁移；达到使用年限的存储介质，要进行统一更换，被替换的存储介质在继续保存一定时间后，履行相关手续，在由专门人员监督的情况下进行物理销毁。